הכנת תקציב ובקרה ארגונית

התקציב העסקי הוא כלי ניהולי המרכז תוכנית פעולה לכלל מרכיבי הארגון לתקופה מוגדרת. התקציב נועד בעיקרו לשמש למטרות תכנון, תיאום, שליטה על הביצוע, תכנון ובקרה בין כלל הגורמים בארגון.

הכנתו של התקציב העסקי כוללת תהליך בו משתפים פעולה כלל הגורמים בארגון. התהליך כולל איסוף מידע, ניתוחו, הכנת תחזיות, התאמות בין כל זרועות הביצוע ולאחר קבלתו לא פחות חשוב הוא לבצע באמצעותו בקרה ופיקוח על הביצוע בפועל אל מול התכנון.

מרבית החברות מבצעות תהליך של תקציב עסקי אחת לשנה. לא הרבה חברות (בעיקר חברות בינוניות), מבצעות את התהליך בצורה מקצועית מובנת המאפשרת את השימוש הניהולי היעיל בו. בחברות וארגונים שאינם בעלי משאבים פנימיים פנויים לנהל את התהליך מומלץ להשתמש בגורם חיצוני מקצועי לשם הכנתו וביצועו.

חברתנו בעלת ניסיון בבניית תקציבים מסוגים שונים ובמגוון רחב של תחומים וענפים. השירות מיועד לחברות שאין באפשרותן לבנות את התהליך, לנהל אותו ולבקר אחר ביצועו במשאבים פנימיים ונזקקות לסיוע חיצוני מקצועי.

התקציב העסקי

ריכזנו עבורכם בתמצית רבה כמה נקודות מרכזיות שמומלץ לדעת על התקציב העסקי:

הגדרה

התקציב העסקי הוא תוכנית פעילות לתקופה מוגדרת, המבוטאת במונחים כספיים. התקציב עוסק בתכנון, תיאום, בקרה, דיווח וניתוח של עלויות הייצור על מרכיביהן ,של הוצאות אחרות וכן של המכירות המתוכננות.

התקציב בחברות הונהג במקור על ידי חברות אמריקאיות בעקבות המשבר הכלכלי בשנות השלושים. הצורך בתקציב נבע מהעובדה שכל פעילות החברה בהווה הנו עבור העתיד (מועדי מכירת התוצרת). כמו כן התכנון מראש הנו למעשה תאום מראש בין כל התאים שבגוף לצורך השגת מטרה משותפת. תכנון שונה בין תאים שונים מוביל לחוסר יעילות ואובדן מקורות. לדוגמא, מחלקת הייצור צריכה להיערך בכוון זהה למחלקת המכירות. במידה ומחלקת המכירות צופה האטה על מחלקת הייצור להיערך בהתאם.

בתקציבים של גופים מהמגזר הציבורי, קיים לעיתים שוני הנובע בדרך כלל מכך שבמגזר הציבורי סך המקורות נתון בעוד שבמגזר העסקי יש צורך בהערכת סכום המקורות.

התקציב העסקי הוא אכן תוכנית פעולה לתקופה מוגדרת שלרוב תהיה בטווחים קצרים עד בינוניים אולם הוא משפיע גם על החלטות לטווח הארוך כמו השקעות, הכשרת כוח אדם ומשאבים המוקדשים לפיתוח.

מטרות התקציב העסקי

תכנון
הכנת תקציב מחייבת תכנון פיסי של פעילות החברה העסקית בתוך התחום הפנימי שלה וכן בחינה מתמדת של ההשפעות החיצוניות על פעילות זו.
תיאום
תיאום בין מחלקות החברה העסקית, תוך קביעה מה לייצר, מתי לייצר, כמה לייצר ואיך לייצר.
שליטה על הביצוע
מקנה להנהלה שליטה בחברה, תוך הטלת אחריות על המחלקות המבצעות את התוכנית.

בקרה ופיקוח
ההשוואה של נתוני הביצוע לתכנון מאפשרת לבחון באיזו מידה הושגה המטרה שהוצגה לכל מחלקה.

הכנות לקראת התקציב העסקי

התקציב מחייב את כל מנהלי המחלקות להכין תוכניות בתיאום עם תוכניותיהן של מחלקות אחרות. לצורך הכנת התקציב ניתן להשתמש במקורות המידע הבאים:

מקורות מידע פנימיים - מחלקות ייצור, מחלקת הספקה, הנהלת חשבונות ותמחיר.
מקורות מידע חיצוניים - חקר שוק, פיתוח מוצרים חדשים במשק, השפעות טכנולוגיות, רגולציה ומיסוי.
מידע תמחירי - איסוף ועיבוד הנתונים התמחירים של תקופות קודמות.
השקעות - תקציב ההשקעות נגזר הן ממקורות פנויים והן מצרכים על מנת להשיג את יעדי התקציב.

התקציב - תכנון מול ביצוע

אחת המטרות העיקריות של התקציב העסקי הוא כאמור מעקב, בקרה והערכת ביצועים. על מנת להשיג את המטרות הנ"ל נעשה שימוש בניתוח תקופתי של ביצועי החברה בפועל אל מול התקציב שהוכן מראש. בניתוח התכנון מול ביצוע אנחנו משווים את הביצוע אל מול התקציב ומנתחים את הסטיות, הסיבות להיווצרותן והדרכים לשיפור הביצועים. בניתוח האמור אנחנו משתמשים בניתוחי סטיות מחיר וסטיות כמות. הניתוח האמור משמש הן לבקרה על פעילות וניהול החברה והן על הערכת הביצועים שלה בפועל.

בעולם הניהול המודרני על המנהלים להסתכל לא רק על הפרמטרים והתוצאות הפיננסיות אלא גם על פרמטרים איכותיים התורמים לגיבוש האסטרטגיה העסקית והכוללים את ניתוח נקודות החולשה, החוזקה והפעולות הנדרשות בהתאם.

מקובל כיום להשתמש בגיליון ציונים המניע ביצועים. גיליון זה כולל גם פרמטרים שאינם פיננסיים וביסודו הוא נותן ציונים בהתאם לשאלות המרכזיות הבאות:

כיצד לקוחות רואים אותנו?

באיזה תחומים אנחנו חייבים להצטיין?

האם אנחנו יכולים להמשיך להשתפר ולייצר ערך?

איך אנו נראים בעיני בעלי המניות שלנו?

התקציב העסקי הוא כלי ניהולי ממדרגה ראשונה המחייב תהליך מקצועי ודורש מעורבות ניהולית ושיתוף פעולה של כלל מחלקות הארגון. שילובו של גורם מקצועי איכותי בשלבי ההכנה כמו גם במעקבי הביצוע תורם משמעותית לאיכותו של התקציב לחברות וארגונים שאינם בעלי משאבים פנימיים מתאימים להכנתו לניהולו.

לעמוד הקודם