ביקורת פנים

ביקורת פנים היא תהליך ופעילות המתבצעת באמצעות גורם חיצוני והוא מבקר הפנים. ביקורת פנים נועדה לבנות ולבצע תוכנית לזיהוי סיכונים וחשיפות בארגון העסקי, להפנות את תשומת לב המנהלים והבעלים, לבנות תוכניות ביצוע לתיקונן ולבצע מעקב אחר ביצוען בפועל.

פעילותו של מבקר הפנים מוסדרת בחוק הביקורת הפנימית ומינוי מבקר פנים בחברות ציבוריות הינו חובה בהתאם לחוק הרלבנטי החל על פעילותה. בהתאם, בכל חברה ציבורית הנסחרת בבורסה, בנק, חברת ביטוח, חברה ממשלתית, רשויות מקומיות ועוד נמצא מבקר פנים שמונה עפ"י הוראות החוק.

חברות פרטיות אינן מחויבות למנות מבקר פנים ובמרבית המקרים הן אכן אינן ממנות מבקר שכזה. בעולם העסקי המורכב, מינוי מבקר פנים צריך להיות הכרח זכות ולא חובה לכל ארגון עסקי המעוניין לשמר את נכסיו ופעילותו ולהתמודד בצורה ישירה ושקופה עם סיכוניו.

חברתנו מציעה שירותי ביקורת פנים דווקא לחברות פרטיות המעוניינות לנצל כלי בקרה זה על מנת לנתח ולהבין את הסכנות והחשיפות בפניהן היא עומדת ולפעול בעוד מועד על מנת להתמודד עימם. ביקורת הפנים בחברות פרטיות יכולה להיות על בסיס שוטף או על בסיס אירוע או חשד לאירוע וכן יכולה להיות במסגרת סקר בקרה פנימית. ביצוע עבודת ביקורת פנים איכותית, מקצועית ושקטה בחברות פרטיות מביאה לרוב לערכים מוספים הגורמים לארגון להבין את החשיפות בפניהן הוא עומד ולפעול באופן מיטבי על מנת להתמודד עימם מבעוד מועד.

ביקורת פנים בחברות פרטיות

ביצוע ביקורת פנים ומינוי מבקר פנימי בחברות פרטיות אינו חובה על פי חוק. בתפישה הניהולית המודרנית, ביצוע ביקורת פנים הינה בגדר זכות וחובה ניהולית העומדת בפני הארגון, מנהליו ובעליו ולא בגדר חובה משפטית. ניתוח, הבנה והתמודדות עם הסכנות והחשיפות בפניהן עומד הארגון מבעוד מועד יעניקו לארגון חוסן ויכולת להתמודד עם חשיפות עתידיות אלו ולשמר באופן מיטבי את פעילותו ונכסיו.

יש לציין כי ביקורת פנים בחברות פרטיות תתבצע לרוב בצורה פחות פורמאלית ופרוצדוראלית מאשר בחברות ציבוריות בהן התהליך מתבצע כחובה חוקית. ביקורת פנים בחברות פרטיות תוכל להתבצע רק בשיתוף פעולה מלא של ההנהלה תוך תפישה ניהולית והחדרת תרבות ארגונית על פיה ביקורת הפנים ומבקר הפנים אינם גורם עוין המחפש ליקויים ואשמים אלא תהליכים בונים שמטרתם לעזור לארגון לאתר חשיפות ולהתמודד עימן בצורה מיטבית ומראש.

להלן כמה דוגמאות ונושאים בתחום ביקורת הפנים אותם אנו ממליצים לקיים גם בחברות פרטיות.

ביקורת פנים שוטפת ומינוי מבקר פנים

בחברות פרטיות מגודל מסוים, אנו ממליצים למנות מבקר פנים ולבצע עבודת ביקורת פנים שוטפת למרות שהדבר אינו מחויב עפ"י חוק.

שלבי העבודה השוטפת של ביקורת הפנים במקרה שכזה תכלול את המרכיבים העיקריים הבאים:

קביעת תוכנית ביקורת.
עריכת סקר מוקדם בכל נושא הביקורת.
ביצוע עבודת הביקורת בשטח.
כתיבת טיוטת המלצות.
קבלת תגובות המבוקרים.
כתיבת דו"ח ביקורת סופית המרכז את הממצאים והמלצות לתיקון.
דיון משותף עם הנהלת החברה וקבלת החלטות ליישום.
מעקב ביצוע.

ביקורת חקירתית

ביקורת חקירתית לרוב נועדה לבדוק נושא ספציפי וזאת בשל אירוע או חשד לאירוע חריג בפעילות החברה. אירוע חריג נפוץ הוא התקיימות או חשד להתקיימות אי סדרים בחברה. במקרה כזה ובשיתוף פעולה עם הנהלת החברה מבוצעת עבודת ביקורת נקודתית על הנושא המבוקש. תוכנית הביקורת וביצועה יכולים להיות שקטים וחסויים בפני עובדי החברה או גלויים והכול בהתאם למקרה ולבקשת ההנהלה. לכל אירוע שכזה תבנה תוכנית ביקורת ייחודית התפורה במיוחד לאירוע ולחברה.

סקר בקרות פנימיות

סקר בקרות פנימיות נועד לחברות שאינן מעוניינות בשלב זה למנות מבקר פנים ולהגדיר את פעילותו השוטפת וכן אינן מזהות או חושדות באירועים חריגים בהתנהלות החברה אולם, מעוניינות לבצע תהליך בחינה של מצב הבקרות הפנימיות במטרה לנתח ולהבין את החשיפות ואת יכולת ההתמודדות מולן. סקר בקרות פנימיות במקרה כזה, יבנה ביחד עם הנהלת החברה, תוך בניית תוכנית ביקורת מתאימה ומתן דגש לנקודות מסוימות בהתאם לדרישת הנהלת החברה.

נושאים ותהליכים עיקריים בביצוע סקר בקרות פנימיות

סקר בקרות פנימיות נבנה על ידינו באופן מותאם לכל חברה ומבוסס בעיקרו על מודל העבודה של ה-SOX הישראלי. מודל העבודה כולל 4 שלבים עיקריים:

איתור וניתוח תהליכים קריטיים.
בשלב זה מאותרים ומנותחים כל התהליכים הקריטיים בחברה אשר להם יכולת השפעה אפשרית על חשיפות הארגון ברמה הניהולית, התפעולית והפיננסית. תהליך קריטי יכול להיות לדוגמא: רכש, מלאי ותשלום לספקים.
בקרות ברמת הארגון.
בקרות ברמת הארגון הן בקרות אשר עשויה להיות להן השפעה כוללת על הארגון כך שהן מהוות את התשתית להלך הרוח ולאופי הפעילות המבוצעת בארגון. בקרות על חזקות מהוות בסיס איתן למערך בקרה פנימית אפקטיבי.
בקרות פיננסיות.
בקרות פיננסיות קשורות הן להתנהלות הכספית של הארגון והן לדיווח הכספי. ברמת ההתנהלות הכספית, הבקרות הפנימיות כוללות את כל מנגנוני האישור והביצוע של תהליכים המלווים בזרימת מזומנים עכשווית או עתידית והבקרות הקיימות לפני ביצוען. ברמת הדיווח הכספי, הבקרות הפיננסיות כוללות את הפעולות הקשורות באיסוף נתונים למאזני הבוחן, קביעה ויישום של מדיניות חשבונאית, ההתאמות הנדרשות לצורך עריכת הדוחות הכספיים, עריכת הדוחות ואישורם במוסדות הרלוונטיים.
בקרות מערכות מידע
בקרות מערכות מידע הן קריטיות בעולם הטכנולוגי של היום. בקרות אלו יכללו את ההיבטים של השפעת פעולות ממוחשבות באמצעות מערכות מידע על פעילות הארגון פנימה והחוצה. בקרות מערכות המידע יכללו, בין השאר, בקרות רוחביות במערכות מידע, שיש להן נגיעה לדיווח הכספי, המשפיעות על יכולת התאגיד לשמור, לאחסן ולאחזר מידע, לחסום גישה בהתאם לתפקיד בארגון וכד'.

הגם שמינוי מבקר פנים וביצוע ביקורת פנימית בחברות פרטיות אינו חובה על פי חוק, אנחנו ממליצים גם לחברות פרטיות מסוג וגודל מסוים לנהל מערכת בקרה פנימית בין אם על בסיס שוטף ובין אם על בסיס סקר תקופתי. המפתחות להצלחתה של ביקורת פנימית אפקטיבית בחברה פרטית טמונים בעיקר בשיתוף פעולה של ההנהלה והבעלים תוך הבנה והכרה שהמדובר בתהליך שמטרתו לאתר ולסייע לארגון להתמודד עם חשיפות וסיכונים ובגורם מבצע איכותי בעל הבנה עסקית, פיננסית וארגונית ברמה גבוהה.

לעמוד הקודם